Der Ausfall von Personal kann erhebliche Auswirkungen auf eine Institution und deren Geschäftsprozesse haben. Personal kann beispielsweise durch Krankheit, Unfall, Tod oder Streik unvorhergesehen ausfallen. Des Weiteren ist auch der vorhersagbare Personalausfall bei Urlaub, Fortbildung oder einer regulären Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu berücksichtigen, insbesondere wenn die Restarbeitszeit z. B. durch einen Urlaubsanspruch verkürzt wird. Ein Personalausfall kann auch durch einen internen Wechsel des Arbeitsplatzes verursacht werden.
Beispiele:
Aufgrund längerer Krankheit blieb die für die Netzadministration zuständige Person einer Firma vom Dienst fern. In der betroffenen Firma lief das Netz zunächst fehlerfrei weiter. Nach zwei Wochen jedoch war nach einem Systemabsturz niemand in der Lage, den Fehler zu beheben, da es nur diesen in den Netzbetrieb eingearbeiteten Mitarbeitenden gab. Dies führte zu einem Ausfall des Netzes über mehrere Tage.
Während des Urlaubs eines Mitarbeitenden des IT-Betriebs musste in einer Institution auf die Backup-Medien im Datensicherungstresor zurückgegriffen werden. Der Zugangscode zum Tresor wurde erst kurz zuvor geändert und war nur diesem Mitarbeitenden bekannt. Erst nach mehreren Tagen konnte die Datenrestaurierung durchgeführt werden, da der Mitarbeitende nicht eher im Urlaub erreichbar war.
Im Falle einer Pandemie fällt nach und nach längerfristig immer mehr Personal aus, sei es durch die Krankheit selbst, durch die notwendige Pflege von Angehörigen oder durch die Betreuung von Kindern. Auch aus Angst vor Ansteckung in öffentlichen Verkehrsmitteln oder in der Institution bleiben einige Mitarbeitende vom Dienst fern. Als Folge können nur noch die notwendigsten Arbeiten erledigt werden. Die erforderliche Wartung der Systeme, sei es der zentrale Server oder die Klimaanlage im Rechenzentrum, ist nicht mehr zu leisten. Nach und nach fallen dadurch immer mehr Systeme aus.